Trang chủ Phần mềm học tập Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Teams dạy học và làm việc...

Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Teams dạy học và làm việc từ A – Z

9
1

Microsoft Teams là ứng dụng trò chuyện, họp, gọi và cộng tác trực tuyến bất kể bạn ở đâu. Microsoft Teams là một trong những phần mềm dạy học trực tuyến được dùng để dạy học và làm việc online giúp nhóm của bạn duy trì được công việc từ xa đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc. Cùng Camnanggiaoduc tìm hiểu và cách sử dụng phần mềm này ngay dưới đây.

Xem thêm:

1. Tại sao nên sử dụng Teams để dạy học trực tuyến và làm việc tại nhà

Microsoft Teams là một trong những ứng dụng tạo ra không gian làm việc, giảng dạy và học tập online hiệu quả được tích hợp với Office365 của hãng Microsoft.

Dưới đây là một số lý do khiến Teams đang dần trở thành công cụ yêu thích nhất của giới văn phòng và sinh viên trong mùa dịch COVID-19:

  • Học trên nhiều thiết bị với độ bảo mật cao: Teams có thể truy cập trực tiếp trên web, cài trên máy tính (cả PC và MAC), tải trên di động. Tuy nhiên, để thuận tiện nhất và sử dụng đầy đủ các tính năng của Teams bạn nên cài đặt và sử dụng trên máy tính.
  • Sử dụng miễn phí trong 6 tháng: Teams được phát hành từ năm 2018 với hai phiên bản miễn phí và trả phí (với nhiều tính năng nâng cao). Tuy nhiên, từ đầu tháng 3/2020 phiên bản trả phí này sẽ được hãng Microsoft phát hành miễn phí cho người dùng trong 6 tháng để hỗ trợ cộng đồng.
  • Microsoft Teams Meeting tích hợp nhiều công cụ làm việc: Không chỉ có khả năng thực hiện họp qua video call, lưu trữ tài liệu, bài giảng ứng dụng này còn tích hợp với bộ công cụ văn phòng Office 365 Microsoft giúp bạn tối ưu hóa công việc lên cao nhất, nâng cao hiệu quả giảng dạy và làm việc nhóm

Bạn có thể sử dụng Teams trên hầu hết các nền tảng phổ biến:

  • Trên giao diện website Microsoft: https://teams.microsoft.com,
  • Sử dụng phần mềm đã tải về trên máy tính,
  • App trên điện thoại di động.

Tuy nhiên, để tải được tải phần mềm về máy tính, hoặc app về điện thoại bạn cần phải đăng ký tài khoản thành công.

2. Hướng dẫn đăng ký tài khoản Microsoft Teams

Để đăng ký Microsoft Teams miễn phí bạn cần có tài khoản Microsoft trước.

Nếu chưa có tài khoản Microsoft hãy đăng ký tại: https://account.microsoft.com/

Bạn có thể sử dụng địa chỉ Gmail.com hoặc SĐT cá nhân để đăng ký tài khoản Microsoft.

Ngoài ra nếu bạn đã có các email từ Microsoft như @Outlook.com, @live.com, @hotmail.com đã là tài khoản Microsoft. Lưu ý nếu đăng ký theo trường học bạn nên sử dụng email của trường cấp cho bạn để đăng nhập.

Khi đã có tài khoản, bạn truy cập tới: https://products.office.com/vi-vn/microsoft-teams/group-chat-software chọn “Đăng ký miễn phí” và lựa chọn đăng ký Teams theo mục đích sử dụng.

Lựa chọn đăng ký Teams theo mục đích sử dụng.
Lựa chọn đăng ký Teams theo mục đích sử dụng.

Nhập Email tài khoản Microsoft cá nhân của bạn hoặc email do nhà trường cung cấp để đăng nhập =>Nhập mật khẩu của tài khoản Microsorft của bạn.

Nhập Email tài khoản Microsoft cá nhân của bạn hoặc email do nhà trường cung cấp để đăng nhập
Nhập Email tài khoản Microsoft cá nhân của bạn hoặc email do nhà trường cung cấp để đăng nhập

Điền tên công ty của bạn/Chọn Quốc gia hay Khu vực của bạn. Và đợi để Microsoft Teams sẽ set tài khoản cho bạn.

3. Tải Microsoft Teams

Dưới đây là link tải Microsoft Teams cài đặt trên máy tính và điện thoại thông minh để dạy – học và work from home:

Sau khi đã tải về máy, hãy sử dụng tài khoản mà mình đã tạo bên trên để đăng nhập và bắt đầu sử dụng Microsoft Teams theo các hướng dẫn bên dưới

4. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams dạy học online

Các thầy cô cùng các bạn học sinh có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết sử dụng Microsoft Teams để giảng dạy ngay dưới đây:

4.1 Cách tạo lớp học/ Tham gia lớp học đã được tạo sẵn

Để tạo lớp học mới trên Teams bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Tại giao diện của Microsorft Teams, chọn Teams => Join or create a team (Tham gia hoặc tạo nhóm) ở góc trên bên phải của màn hình, sau đó nhấn nút Create Team (Tạo nhóm).

Bước 2: Chọn Class (Lớp học) sau đó nhập tên lớp và mô tả vắn tắt thông tin của lớp và nhấn Next (Tiếp theo).

Bước 3: Khi đã có lớp học, bạn có thể thêm các học sinh vào lớp bằng cách:

  • Gửi mã code để học sinh tự vào (lấy mã code bằng cách vào nhóm chọn: Manage teams => Setting => Team Code).
lấy mã code bằng cách vào nhóm chọn: Manage teams => Setting => Team Code
lấy mã code bằng cách vào nhóm chọn: Manage teams => Setting => Team Code
  • Thầy cô có thể tự add thêm học sinh: Vào nhóm chọn Add member => Nhập email của sinh viên, học sinh => Add
Vào nhóm chọn Add member => Nhập email của sinh viên, học sinh => Add
Vào nhóm chọn Add member => Nhập email của sinh viên, học sinh => Add

Ngoài tạo lớp học lớn “teams”, các thầy cô có thể tạo các nhóm học nhỏ hơn “channels” trong lớp học.

Tham gia lớp học trên team

Đối với các em học sinh, khi đã được giáo viên gửi mã lớp, có thể tự tham gia lớp học trên team bằng cách:

Tại giao diện của MicroSorft Teams, chọn Teams => Join or create a team (Tham gia hoặc tạo nhóm) ở góc trên bên phải của màn hình, sau đó chọn Join a team with code => Nhập mã code => Join team.

4.2. Các chức năng MicroSorft Teams để dạy học đối với giáo viên

Trước tiên, cùng tìm hiểu giao diện của một nhóm và các chức năng tương ứng:

Giao diện trong một nhóm
Giao diện trong một nhóm

Để thực hiện một bài giảng trên Teams, thầy cô cần thực hiện những thao tác nào? Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết nhất:

Thực hiện bài giảng trực tuyến qua tính năng Meet Now

  • Bước 1: Vào nhóm => Post => chọn biểu tượng Meet cuối màn hình
  • Bước 2: Nhập nội dung/ tiêu đề của bài dạy => Meet Now để bắt đầu bài giảng
  • Bước 3: Giáo viên có thể bật/tắt camera và chia sẻ màn hình để trình chiếu trong giảng dạy PowerPoint
Nhấp vào biểu tượng ở giữa để chia sẻ màn hình
Nhấp vào biểu tượng ở giữa để chia sẻ màn hình

Tải tài liệu lên lớp học

Để tải tài liệu lớp học, bài giảng giáo viên thực hiện theo các bước sau: Vào nhóm => Posts =>Upload Class Material (Tải lên tài liệu lớp học) => Chọn Upload => Chọn file cần tải lên và nhấn Open (Mở)

Giao bài tập cho lớp học/Tạo bài kiểm tra trên Teams

Vào nhóm => tab Assignment (Bài tập) => chọn Create 

  • Có 2 dạng bài tập để giáo viên lựa chọn: tự luận (Assignment) hoặc trắc nghiệm (Quiz), sau đó giáo viên có thể tự soạn nội dung bài tập trực tiếp trên MS Office365 Teams.
Tạo bài kiểm tra trên Teams
Tạo bài kiểm tra trên Teams

Lưu ý: khi giao bài cho học sinh, sinh viên sẽ nhận được tin nhắn thông báo qua email, học thông báo của Teams trên điện thoại di động.

Chấm điểm bài tập

Nếu là dạng bài trắc nghiệm, điểm của học sinh sẽ được chấm tự động trên Teams còn dạng bài tự luận giáo viên sẽ tự chấm. Để chấm dạng bài này các thầy cô chọn Grades => nhập điểm trực tiếp cho từng sinh viên.

4.3. Cách sử dụng Microsoft Teams cho học sinh, sinh viên

Khi đã vào được lớp học được thầy cô tạo sẵn trên Teams, các bạn học sinh có thể sử dụng một số tính năng của Teams để việc học hiệu quả hơn như:

Tải bài giảng và tài liệu tham khảo: Để tải xuống bài giảng vài tài liêu học tập, bạn có thể thực hiện các bước sau: Vào nhóm lớp học => chọn tab File => Click chuột phải vào file muốn tải => chọn Download

Tham gia bài giảng trực tuyến: Khi giảng viên bắt đầu bài giảng, học sinh sẽ nhận được thông báo => click vào bài giảng trực tuyến => Chọn “Tham gia” (“Join”) và bắt đầu giờ học.

Tham gia bài giảng trực tuyến
Tham gia bài giảng trực tuyến

Làm bài tập/bài kiểm tra trên Teams: Vào tab Assignment (Bài tập) => Chọn bài tập cần làm. Chọn Submit khi hoàn thành xong các bài tập.

Xem điểm bài tập: Điểm của các bài tập sẽ được để trong tab Grades sau khi các thầy cô chấm xong.

5. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams để làm việc tại nhà 

Camnanggiaoduc sẽ giới thiệu đến bạn những chức năng cơ bản có thể áp dụng khi làm việc online với đội nhóm qua Microsoft Teams Meeting:

5.1. Tạo một Teams/nhóm làm việc

Khi bắt đầu làm việc trên Teams bạn cần lập một nhóm làm việc riêng tương đương với một dự án, một phòng ban trên thực tế. Thực hiện như sau:

Trên giao diện bạn chọn “Join or create a team” (Tham gia hoặc tạo nhóm) ở góc phải trên cùng => chọn Create Team/Tạo Nhóm. Sau đó điền tên team và phần mô tả về team.

Mỗi Team sẽ có các kênh nhỏ hơn được gọi là Channel sẽ được tự động tạo. Có thể có nhiều kênh được tạo trong một Team. Ví dụ: bạn có thể tạo team “Marketing”, trong team này có thể có các bộ phận nhỏ hơn là “Social Media”, “Content Marketing”…

Menu (Danh mục) trên Microsoft Teams
Menu (Danh mục) trên Microsoft Teams

Dọc phía bên trái, bạn có thể điều hướng đến các khu vực khác nhau trong Teams. Chẳng hạn như Trò chuyện (Chat), Cuộc họp (Meeting), Tệp (Files) và Hoạt động (Activity).

Mời các thành viên vào nhóm

Sau khi đã tạo xong nhóm, bạn có thể mời các thành viên vào nhóm với các thao tác: Nhấp vào “Mời mọi người” dưới góc trái bạn có thể nhập trực tiếp tên bạn bè  hoặc lựa chọn như lấy link liên kết để đi mời bạn bè, hoặc gửi mời qua email…

5.2. Các chức năng chính khi làm việc trên Teams bạn cần biết

Trò chuyện (Chat): Teams cho phép các thành viên trò chuyện qua lại có lưu lại lịch sử trò chuyện đầy đủ. Để trò chuyện riêng với một người/nhóm bạn có thể Click vào phần New chat gõ tên người/nhóm đó ở trường “To” viết tin nhắn của mình và nhấn Send để gửi.

Trò chuyện (Chat) trên Teams thực hiện trên nhiều thiết bị
Trò chuyện (Chat) trên Teams thực hiện trên nhiều thiết bị

Đặc biệt, khi nhắn tin trong một nhóm, bạn có thể sử dụng @nickchat để gắn thẻ người trong nhóm hoặc cả nhóm khi muốn thông báo, giao việc gì đó. Người được đề cập sẽ nhận được thông báo và rõ ràng nhìn thấy trong hội thoại. Giống như tính năng trò chuyện của những mạng xã hội khác bạn cũng có thể  ‘thích’ nội dung và chia sẻ biểu tượng cảm xúc hoặc ảnh động GIF.

Thực hiện các cuộc họp Online (Meeting): Khi cần thực hiện các cuộc họp online kết nối nhiều người bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Click Meet Now bên dưới khu vực bạn soạn tin để bắt đầu cuộc họp trong nhóm. Nhập một tên tham gia họp, rồi bắt đầu. Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng như: share màn hình để trình chiếu, chat,… trong cuộc họp.

Thực hiện các cuộc họp Online (Meeting)
Thực hiện các cuộc họp Online (Meeting)

Bạn có thể sử dụng Tab Meeting đồng bộ các cuộc họp của bạn từ Outlook và cũng cho phép bạn lên lịch các cuộc họp trong Meeting được gửi đến Team. Nếu bạn muốn lên lịch các cuộc họp khác với người dùng hoặc cá nhân bên ngoài, bạn vẫn sẽ cần sử dụng Outlook, vì tab Teams meeting chỉ để lên lịch cuộc họp trong Team.

Lưu trữ các Tệp (File): Vào Team chọn tab File – đây là nơi bạn có thể quản lý các tệp tin quan trọng của nhóm. Bao gồm các tác vụ: xóa, tải xuống, di chuyển tệp, mở, sao chép, chỉnh sửa hoặc nhận liên kết để chia sẻ với người khác.

Các tài liệu nội bộ của nhóm sẽ được lưu tại phần "File" trong Teams
Các tài liệu nội bộ của nhóm sẽ được lưu tại phần “File” trong Teams

Trong tab File, bạn có thể nhanh chóng tìm và xem tệp trên OneNote, OneDrive và trong Teams. Ngoài ra còn có một tab rất hữu ích Tab Recent để bạn có thể nhanh chóng truy cập các tài liệu mới nhất tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

Note công việc trên Microsoft Teams: Note trên Teams có thể được đồng bộ với ứng dụng OneNote của MS. Trong Team, bạn có thể xem và chỉnh sửa OneNote của mình hoặc ngược lại.

Thêm Tab: Để làm việc hiệu quả, bạn có thể thêm các tab mới như Planner, Excel, Word, Power BI,…. Tất cả các ứng dụng khác của Microsoft có thể dễ dàng được thêm vào để hỗ trợ cho công việc của bạn: tiêt kiệm thời gian, tránh sao nhãng, nâng cao hiệu suất làm việc.

6. Nâng cấp Microsorft Teams lên bản cao cấp

Microsoft Teams hiện được Microsoft cung cấp theo hai hình thức là Teams miễn phí và Microsoft Teams cao cấp (Premium) tích trong gói giải pháp Office 365 cho Doanh nghiệp và Trường học.

Các gói sử dụng Microsorft Teams
Các gói sử dụng Microsorft Teams

Để nâng cấp tài khoản và trải nghiệm những tính năng vượt trội của Microsorft Teams trong bộ phần mềm Office 365 thì hãy truy cập theo địa chỉ bên dưới:

Nâng cấp Microsorft Teams ngay!

6. Tổng kết ưu nhược điểm của Teams

Cùng nhìn lại những đặc điểm nổi bật và những lưu ý cần thiết khi sử dụng MS Teams trong bảng dưới đây:

Ưu điểm Nhược điểm
  • Giao diện đơn giản giúp người dùng tập trung, không bị sao nhãng
  • Kết hợp được với Office 365 nên việc trao đổi file, add thêm các ứng dụng làm việc Excel,…
  • Có gói miễn phí và gói trả phí cũng đang được Free 6 tháng hỗ trợ mùa dịch.
  • Giao diện chat chiếm nhiều diện tích
  • Tạo task trên Team có phần mô tả ngắn khó khi gặp phải các task cần mô tả chi tiết

Hi vọng với những hướng dẫn cách sử dụng Microsorft Teams chi tiết ở trên sẽ giúp ích được mọi người cho việc học – làm việc tại nhà. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào có thể comment ở phía dưới, Camnanggiaoduc.org sẽ giải đáp câu hỏi bạn sớm nhất.